Vous avez du mal à vous concentrer au travail ? À avancer sur une tâche spécifique sans être interrompu(e) par les notifications de vos collègues, les courriels de clients, les nouvelles publications des réseaux sociaux ?
Savez-vous qu’un employé passe en moyenne 2h11 par jour à tergiverser sur les tâches qu’il devrait accomplir pendant la journée ? Or, en fonctionnant de la sorte, il a tendance à passer à côté de certaines échéances, et à perdre le temps qui lui serait nécessaire à la réalisation de ses tâches prioritaires. Si vous vous reconnaissez dans cette description, découvrez ci-dessous 6 stratégies de gestion du temps pour optimiser votre organisation du temps de travail.
La première chose à connaître dans le cadre de telles stratégies est la définition même de la gestion du temps. Cette pratique vise à vous permettre de gérer votre planning afin que vous puissiez réaliser les tâches qui vous incombent.
En conséquence, en adoptant des stratégies de gestion du temps :
La première stratégie de gestion du temps consiste à créer des blocs de temps pour gérer votre planning. Elle est surtout utilisée par les employés qui souhaitent gérer leur liste de tâches de façon proactive, mais qui n’ont pas d’idée précise quant au temps que prendra chacune d’entre elles.
En optant pour cette technique, vous allez scinder les tâches volumineuses que vous avez à réaliser en plusieurs sous-tâches plus accessibles. Chacune de ces sous-tâches correspond à un bloc de temps, en sachant que la durée d’un bloc ne peut pas être supérieure à trois heures.
Par exemple, imaginions que vous deviez donner une conférence devant vos collègues. Dans ce cas, vous pourriez prévoir trois heures pour réaliser des recherches sur le sujet à aborder, deux heures pour organiser ces recherches et construire le fil conducteur de votre présentation, deux autres heures pour réaliser des diapositives, etc. Entre chaque bloc de temps, vous planifierez ensuite une pause.
Ce fonctionnement vous aidera à avancer progressivement dans vos tâches en vous fixant des objectifs atteignables à court terme.
La deuxième stratégie de gestion du temps est similaire à la première. La différence réside dans le fait qu’au lieu de prévoir une durée spécifique pour chaque tâche et/ou sous-tâche que vous devez réaliser, vous allez bloquer des périodes de votre agenda pour la réalisation de tâches connexes.
Ainsi, votre semaine de travail sera découpée en tranches horaires distinctes. Vous aurez des périodes dédiées à vos différents projets, d’autres à vos réunions internes, à vos pauses, etc.
Pour suivre cette stratégie, vous devrez :
Une autre méthode très connue pour la gestion du temps est celle de Pomodoro.
Cette technique a comme objectif de vous inciter à faire des pauses régulièrement, ce qui aura comme effet de booster votre créativité et votre motivation. Pour appliquer cette technique, vous devez suivre les étapes suivantes :
Réalisez jusqu’à quatre périodes de vingt-cinq minutes, au terme desquelles vous pourrez prendre une pause plus longue, de 20 à 30 minutes.
Vous vous sentez plus productif(ve) en début de journée ? La méthode « Eat the frog » pourrait vous convenir : elle part du principe que les tâches volumineuses et complexes doivent être réalisées en début de journée, alors que les tâches moins urgentes ou moins importantes sont relayées en second plan.
Cette technique de gestion du temps vous assurera la réalisation quotidienne des tâches les plus importantes. Sa mise en place est grandement facilitée si vous disposez d’un outil qui vous permet d’assurer le suivi et de hiérarchiser vos tâches.
L’organisation du temps de travail est aussi rendue possible via la loi de Pareto. En un sens, cette loi est l’inverse de la méthode de gestion du temps « Eat the frog » : elle part du postulat que vous devez vous débarrasser rapidement de vos plus petites tâches, pour ensuite avoir le temps et la motivation de vous concentrer sur les tâches les plus importantes.
Ainsi, elle suit la règle des « 80-20 » : nous utilisons 20% de notre temps pour réaliser 80% de notre travail. Dans ce cas, les 80% représentent les petites tâches moins urgentes et moins importantes. En les traitant en premier lieu dans une journée, il vous reste ensuite 80% de temps pour réaliser les 20% restants.
Enfin, la sixième stratégie de gestion du temps porte le nom de « Getting Things Done ». Elle vous recommande d’écrire vos tâches et de les consigner dans un endroit accessible pour vous. Après les avoir écrites, triez-les et hiérarchisez-les.
Ainsi, vous vous rendrez compte que certaines tâches pourront être supprimées, reportées, déléguées, ou dépendront d’autres éléments, etc. L’objectif est que vous sachiez exactement ce que vous devez faire dans une journée.
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