Protection de la vie privée

Notice d’information relative à l’utilisation de données à caractère personnel par l’ASBL HEC-Ecole de gestion de l'Université de Liège
Version 1.1 du 28 août 2025. L’ASBL HEC-Ecole de gestion de l'Université de Liège (ci-après, « l’ASBL ») récolte et traite vos données à caractère personnel dans le respect des dispositions du Règlement général sur la protection des données (UE 2016/679, ci-après « RGPD ») et de la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel.

Responsable du traitement

Le responsable du traitement de vos données à caractère personnel est L’ASBL HEC-Ecole de gestion de l'Université de Liège, ayant son siège social Rue Louvrex, 14 à 4000 Liège, enregistrée à la BCE sous le numéro 0870.785.925 et dûment représentée par Monsieur W. Niessen, Délégué à la gestion quotidienne.

Pour toute question relative au traitement de vos données à caractère personnel par l’ASBL, vous pouvez contacter son Délégué à la protection des données de l’Université en écrivant à l’adresse suivante : Monsieur le Délégué à la Protection des Données, Bât. B9 Cellule « GDPR », Quartier Village 3, Boulevard de Colonster 2, 4000 Liège, Belgique. Vous pouvez également lui adresser un courriel à l’adresse : dpo@uliege.be

Traitements de données à caractère personnel par l’ASBL

L’ASBL traite vos données à caractère personnel comme suit :

1. Administration des données des clients des formations inter (et formations chèques-formations)

• Données potentiellement traitées, en fonction du type d’inscription : nom et prénom, adresse mail, adresse postale professionnelle, curriculum académique, détails personnels, données d’identification personnelles et financières, données d’identification émises par les services publics, autres que le numéro de registre national, emploi actuel, évaluation, expérience professionnelle, formation à la fonction, numéro de registre national, intérêts et préférences personnelles.
• Finalités : organisation des formations ; facturation ; prospection et communication ; justification
  et traitement des subsides.
• Base légale : exécution contractuelle (RGPD, art. 6-1, b.).
  
• Durée de conservation : 10 ans maximum (émission d’attestations de réussite).
  
• Destinataires externes : Université de Liège (Facturation ; moodle ; certification ; statistiques ; stockage des données), fournisseurs de services à l’ASBL, formateurs externes, Traform, Vinçotte, bailleurs de fonds(justification des subsides).
  

2. Administration des données des clients des formations intra (et chèques formations)

• Données potentiellement traitées, en fonction du type d’inscription : nom et prénom, adresse mail, adresse postale professionnelle, curriculum  académique, détails personnels, données d’identification personnelles, données d’identification émises par les services publics, autres que le numéro de registre national, emploi actuel, évaluation, expérience professionnelle, formation à la fonction, numéro de registre national, préférences personnelles.
  
• Finalités : organisation des formations ; facturation ; prospection et communication ; justification et traitement des subsides ; remise d’attestations et de certificats.
• Base légale : exécution contractuelle (RGPD, art. 6-1, b.).
• Durée de conservation : 10 ans maximum (émission d’attestations de réussite).
• Destinataires externes : Université de Liège (Facturation ; moodle ; certification ; statistiques ; stockage des données), fournisseurs de services à l’ASBL, Vinçotte, bailleurs de fonds (justification des subsides).

3. Administration des données des formateurs

• Données traitées : nom et prénom, adresse mail, adresse postale professionnelle, carrière, conventions et accords, curriculum académique,  détails personnels, données d’identification personnelles et financières, emploi actuel, évaluation, expérience professionnelle, fin de l’emploi, formation à la fonction, numéro de matricule, photo, profession, publications, qualifications professionnelles, vidéo.
  
• Finalités : prospection et recrutement de formateurs ; suivi administratif et comptable.
  
• Base légale : exécution contractuelle (RGPD, art. 6-1, b.).
  
• Durée de conservation : 10 ans.
  
• Destinataires externes : Université de Liège (ARF, UDI, SEGI, ARH et service OEP), Odoo (CRM), BHC
  (CRM), Hubspot (CRM).

4. Administration des données des fournisseurs

• Données traitées : nom et prénom, adresse mail, adresse postale professionnelle, employeur, données d’identification personnelles.
  
• Finalités : Paiement des prestations et gestion comptable.
  
• Base légale : exécution contractuelle (RGPD, art. 6-1, b.).
  
• Durée de conservation : aussi longtemps que le fournisseurs est actif auprès de l’ASBL.
  
• Destinataires externes : Université de Liège (comptabilité, UDI), bailleurs de fonds (justification des dépenses), réviseurs, FOREM (congé-éducation).

5. Administration des données des prospects

• Données traitées : nom et prénom, adresse mail, adresse postale professionnelle, données d’identification personnelles, emploi actuel, comportements et intérêts.
• Finalités : Prospection, communication et organisation des formations.
• Base légale : intérêt légitime (RGPD, art. 6-1, f.).
• Durée de conservation : 3 ans maximum.
• Destinataires externes : Université de Liège(Alumni, Tax Institute), fournisseurs de l’ASBL (IT), HEC Liège-Luxembourg.
• Toute communication (électronique ou autre) adressée à l’ASBL peut également être conservée. Il arrive que des données à caractère personnel supplémentaires et en lien avec la situation concernée soient demandées. Ces données pourront être utilisées et traitées par l’ASBL à des fins de gestion de ses relations avec ses contacts, à des fins de contrôle de régularité des opérations et de lutte contre les éventuels abus et irrégularités. L’ASBL peut également être amené à communiquer tout ou partie de ces informations à des services juridiques ou légaux qui garantiront la protection des données dans le cadre des présentes conditions pour se conformer à une obligation légale.

Droits de la personne concernée

Comme le prévoit le RGPD (Art. 15 à 23), chaque personne concernée par le traitement de données peut, en justifiant de son identité, exercer une série de droits :

• obtenir, sans frais, une copie des données à caractère personnel la concernant faisant l’objet d’un traitement par l’ASBL et, le cas échéant, toute information disponible sur leur finalité, leur origine et leur destination;
• obtenir, sans frais, la rectification de toute donnée à caractère personnel inexacte la concernant ainsi que d’obtenir que les données incomplètes soient complétées ;
• obtenir, sous réserve des conditions prévues par la réglementation et sans frais, l’effacement de données à caractère personnel la concernant;
• obtenir, sous réserve des conditions prévues par la réglementation et sans frais, la limitation du traitement de données à caractère personnel la concernant;
• obtenir, sans frais, la portabilité des données à caractère personnel la concernant et qu’elle a fournies à l’ASBL, c’est-à-dire de recevoir, sans frais, les données dans un format structuré couramment utilisé, à la condition que le traitement soit fondé sur le consentement ou sur un contrat et qu’il soit effectué à l’aide de procédés automatisés ;
• s’opposer, sous réserve des conditions prévues par la réglementation et sans frais, pour des raisons tenant à sa situation particulière, au  traitement des données à caractère personnel la concernant ;
• retirer, le cas échéant et sans frais, son consentement au traitement de ses données à caractère personnel ;
• introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données (https://www.autoriteprotectiondonnees.be, contact@apd-gba.be).

Contacts

Pour toute question concernant la politique de Vie privée de l’ASBL ou demande d’exercice de ces droits, vous pouvez vous adresser au Délégué à la protection des données de l’ASBL, soit par courrier électronique (dpo@uliege.be), soit par lettre datée et signée à l’adresse suivante :

M. le Délégué à la protection des données
Bât. B9 Cellule "GDPR"
Quartier Village 3
Boulevard de Colonster 2
4000 Liège, Belgique.