Quelles sont les étapes de la gestion de projet ?

La gestion de projet fait référence à l'ensemble des outils, des techniques et des méthodes qui permettent à un chef de projet et à son équipe de conduire, coordonner et harmoniser les tâches exécutées dans le cadre du projet, afin que celui-ci réponde aux raisons pour lesquelles il a été mis en place.

Ainsi, la gestion de projet nécessite certaines compétences spécifiques au sein de l’équipe projet, à savoir la flexibilité, la proactivité et la réactivité. Les membres de cette équipe doivent pouvoir adapter régulièrement le planning projet, surveiller son avancement à l’aide de jalons, valider une étape avant de passer à la suite, comparer le réel au prévisionnel et s’adapter en conséquence, s’assurer du respect du budget, anticiper les risques, etc.

En d’autres termes, l’objectif de la gestion de projet est de permettre aux managers d’atteindre leurs propres objectifs efficacement, et de permettre à l’entreprise de se distinguer de la concurrence.

Le rôle d’un chef de projet

Pour qu’un projet soit une réussite, il est essentiel que chaque étape de la procédure de gestion de projet soit réalisée avec soin, et que le chef de projet soit en mesure de les piloter. En effet, c’est le chef de projet qui a la charge de guider les actions du projet, d’accompagner les membres de l’équipe, et de prendre les décisions en cas d’imprévu. Il doit :

Coordonner les tâches exécutées dans le cadre du projet ;
Créer une vision stratégique autour du projet, et la communiquer de façon claire à son équipe ;
Comparer le prévisionnel et le réel ;
Faire face aux aléas et les solutionner de manière proactive ;
Maîtriser les outils de gestion de projet ;
Être en mesure de déléguer certaines tâches et d’encourager la collaboration.

Les étapes de la gestion de projet

Etape 0 – Définissez les objectifs du projet

Veillez à définir les objectifs du projet pour éviter « l’effet tunnel ». L’effet tunnel prend place lorsque l’exécution du projet est en cours et qu’une des parties réalise que les instructions ont mal été comprises : tout le travail réalisé jusqu’à présent doit être recommencé pour s’aligner sur les objectifs corrects, résultant en une perte de temps ainsi qu’une perte d’argent.

Lors de cette étape, listez tous les objectifs du projet dans un document, en détaillant :

Le temps nécessaire pour le réaliser ;
L’argent pour le faire ;
Les résultats qui sont attendus ;
L’importance pour la direction générale ou la stratégie de l’entreprise ;
…

Ce document devra ensuite être validé par le donneur d’ordre avant de débuter la mise en place du projet.

Etape 1 - Découpez le projet en tâches

Lorsque les objectifs généraux du projet sont définis, vous pouvez vous attaquer à la liste des tâches. Cette étape représente les fondations de votre projet. Pour plus de facilité, commencez par le but à atteindre et fonctionnez à l’envers : cela vous permettra de vous concentrer sur l’objectif final.

Pour chaque tâche que vous notez, demandez-vous :

Ce dont vous avez besoin pour pouvoir la réaliser ;
Ce que la réalisation de cette tâche implique pour le reste du projet.

Cette technique de gestion de projet vous permettra de déduire d’autres tâches auxquelles vous n’auriez pas forcément pensé de prime abord.

Etape 2 – Créez un enchaînement logique des tâches

Maintenant que vous avez listé toutes les tâches qui devront être exécutées dans le cadre du projet, il est temps de les ordonner et de les relier entre elles. Pour chaque tâche donnée, vous allez devoir définir les tâches à réaliser en amont avant de pouvoir réaliser cette tâche donnée.

Ensuite, vous mettrez en évidente la liaison qui unit ces deux tâches, en sachant qu’il existe 4 types de dépendance :

Fin-à-Début : La tâche B ne peut pas commencer tant que la tâche A n’est pas terminée. Par exemple, vous ne pouvez pas diffuser une vidéo au sein de votre entreprise, tant que la vidéo n’est pas montée.

Fin-à-Fin : La tâche B ne peut pas être finalisée tant que la tâche A n’est pas elle aussi terminée. Une fois que la tâche A est elle-même terminée, la tâche B peut se terminer à tout moment.

Début-à-Début : La tâche B ne peut pas commencer tant que la tâche A n’a pas commencé. Une fois que la tâche A a commencé, la tâche B peut commencer à tout moment.

Début-à-Fin : La tâche B ne peut pas être terminée tant que la tâche A n’a pas commencé. Par exemple, l’assemblage des toits d’un lotissement ne peut pas être terminé tant que la charpente n’a pas commencé.

Veillez aussi à établir les délais qui s’appliquent à chaque tâche.

Etape 3- Précisez la durée et les contraintes des tâches

Cette étape vise à vous réserver des marges de sécurité pour réaliser certaines actions. Selon la charge de travail que représente chaque tâche et la disponibilité des ressources, vous aurez une vision plus concrète de la durée que prendra une tâche à être réalisée.

Vous ajouterez également des contraintes sur certaines tâches, par exemple le fait qu’une tâche doive commencer ou se terminer « au plus tôt » à telle date, commencer ou se terminer « au plus tard » à telle date, etc.

Enfin, certaines tâches dites « externes » devront être réalisées par des personnes en dehors de votre équipe. Vous pouvez les marquer comme des tâches standards, ou comme des « jalons », à savoir un simple point à valider avant de pouvoir passer à la tâche suivante. Pour être sûr(e) que ces tâches soient réalisées, vous devrez veiller à relancer les parties prenantes, à trouver des leviers (relationnels, hiérarchique, budgétaires, organisationnels…) pour les faire avancer, et à planifier des dates de réunion.

Etape 4 - Attribuez les ressources aux tâches

Lors de cette étape, vous allez devoir lister les ressources disponibles pour la réalisation des tâches. Ces ressources incluent tout ce qui concerne le matériel, mais aussi les ressources humaines.

À savoir que chaque ressource sera soumise à des contraintes de disponibilité ou de charge maximale. Vous devrez donc définir leur nombre d’heures disponibles par jour, leurs jours de repos, et le pourcentage de temps qu’elles peuvent consacrer à réaliser telle ou telle tâche.

Une fois que ces différents éléments sont listés, vous pouvez affecter vos ressources à vos tâches. Soyez aussi attentifs au fait que ces attributions respectent les compétences de chacun.

Etape 5- Planifiez et assurez le suivi du projet

Lorsque les étapes précédentes ont été suivies, vous pouvez planifier votre projet. C’est à ce moment-là que commence la vraie gestion de projet : au jour le jour, vous allez réévaluer votre planning en fonction de l’avancement des tâches. De cette façon, vous comprendrez qu’un changement sur telle tâche implique des modifications à tels endroits, comme à la date de fin d’une tâche et, en conséquence, à la date de fin du projet.

Lorsque le projet est terminé, veillez à organiser une clôture de projet officielle pour célébrer l’événement avec toutes les personnes qui ont participé à sa mise en place.

Etape 6 – Organisez un retour d’expérience

Plusieurs semaines après la clôture du projet, regroupez les différentes personnes qui y ont collaboré afin de réaliser un bilan. Cela vous permettra d’avoir un retour à froid et de mettre en évidence les éléments du projet qui ont fonctionné, ceux pour lesquels ça n’a pas été le cas, etc. De cette façon, vous pourrez apprendre de vos erreurs pour les prochaines fois, et vous pourrez aussi récompenser les participants au projet.