Vous êtes-vous déjà rendu(e) en réunion convaincu(e) que vous alliez y perdre votre temps ? Sans savoir combien de temps les discussions allaient durer ? En sachant pertinemment que les échanges partiraient dans tous les sens et qu’aucune décision concrète ne serait prise ?
Selon une étude d’OpinionWay réalisée en avril 2017, seulement 52% des réunions sont considérées comme productives. Toutefois, ces mêmes réunions représentent un outil de communication indispensable au travail.
Les maîtres mots de l’animation d’une réunion sont l’organisation et la préparation. Pour cette raison, il est indispensable d’en définir l’objectifs, d’en préparer l’ordre du jour et d’en notifier les participants à l’avance, pour qu’ils puissent préparer certaines de leurs interventions. De la même façon, ces participants doivent être choisis en fonction de leur réelle contribution aux discussions. Un résumé des décisions prises et des actions à mener doit être énoncé en fin de réunion, et un compte-rendu doit être envoyé.
En dehors de ces conseils, vous pouvez aussi réfléchir à des façons originales de mener vos réunions. Découvrez 5 idées qui vous permettront de réaliser l’animation d’une réunion de façon quelque peu différente.
C’est une façon beaucoup plus rapide d’entrer dans le vif du sujet, de prendre une décision et de conclure.
Richard Branson, dirigeant de Virgin, est un adepte des « stand-up meetings », réunions lors desquelles aussi bien l’animateur que les participants sont constamment debout. Selon lui :
De plus en plus d’entreprises adoptent ce concept de « co-walking », « walk & talk », ou encore de « walking meeting ». Tout simplement et comme son nom l’indique, il s’agit de faire une réunion en marchant.
D’origine américaine, cette pratique fut mise en avant par Steve Jobs, fondateur et ancien dirigeant d’Apple. De larges organisations comme Facebook, Virgin ou LinkedIn en sont également friandes.
Animer une réunion de ce type favoriserait la créativité et le dynamisme. Pour rester efficace, une réunion en marchant doit toutefois inclure peu de participant, et être relativement courte.
Habitués aux présentations PowerPoint, les participants à une réunion pourraient trouver ce système monotone et être rapidement distraits par leurs e-mails en retard, les notifications de leur téléphone, etc. Dans ce cas, pourquoi ne peut utiliser le concept du jeu adapté à la réunion, pour engager chacun de façon ludique ?
C’est ce qui porte le nom de « ludification » ou de « gamification », particulièrement en vogue ces dernières années. Utile pour booster la motivation et l’implication de vos collègues, cette technique les incite aussi à collaborer et à interagir entre eux, à développer leur esprit d’équipe et la cohésion du groupe.
Animer une réunion dans la même salle, semaine après semaine, peut rapidement devenir frustrant, pour l’animateur comme pour les participants.
Ainsi, changer de lieu à chaque réunion pourrait permettre de briser la routine et de booster la motivation de chacun. Par exemple, organisez un meeting dans un restaurant à l’heure du dîner, ou dans un parc pour un pique-nique, dans un salon de thé pour le goûter…
L’animation de la réunion n’en sera que plus conviviale, et la créativité des participants en sera stimulée. De la même façon que pour la gamification, organiser une réunion dans un tel cadre pourra aussi amener à renforcer la cohésion de votre groupe.
Vous êtes lassé(e) des éternelles présentations Power Point ? De nombreux autres outils existent sur le marché.
Prezi, Zoho Show, Visme, Canva… N’hésitez pas à faire des recherches pour trouver des alternatives à vos slides habituelles, et créer des animations plus ludiques et interactives.
Plateformes collaboratives, quiz, vidéos, photos… Permettre aux participants d’interagir avec votre présentation via leur mobile ou leur ordinateur peut aussi être une idée pour dynamiser vos réunions et marquer les esprits.
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Source : https://www.wimi-teamwork.com/fr/blog/5-idees-pour-animer-une-reunion-dequipe/
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