Améliorer sa gestion du temps avec la formation « Organisez et planifiez votre temps de travail

La gestion du temps est une compétence cruciale qui impacte tous les aspects de notre vie, tant sur le plan professionnel que personnel. Dans un monde où les exigences sont de plus en plus élevées et les distractions omniprésentes, savoir organiser et planifier son temps est essentiel pour atteindre ses objectifs et maintenir un équilibre de vie sain.

Rachel Grisendi, Responsable du service Budget, contrôle de gestion et des achats au Service Public Fédéral Emploi, Travail et Concertation sociale, partage son expérience à la suite de sa participation à la formation « Organisez et planifiez votre temps de travail », et ses impacts sur sa manière de gérer son temps et d'organiser son travail quotidien.

La prise de conscience d’un besoin d’organisation du temps de travail

Rachel Grisendi commence par expliquer ce qui l’a poussée à suivre cette formation : une sensation de débordement face à un agenda surchargé.

Elle se sentait constamment sous pression, incapable de travailler sereinement et d’être disponible pour ses collaborateurs. « J'en étais arrivée à un stade où j'avais constaté que je me sentais dépassée. Pas spécialement par mes tâches, mais clairement par mon agenda », admet-elle. Cette prise de conscience a été le premier pas vers une amélioration nécessaire.

Une formation concrète en matière de gestion du temps

« J'ai trouvé vraiment la formation extrêmement pertinente et extrêmement concrète », explique Rachel, « la formation a vraiment été un énorme déclic ». En effet, pour donner suite à la première journée de formation, elle nous partage certaines actions liées à la gestion du temps qu’elle a directement mis en place.

Tout d’abord, elle s’est rendue dans sa boîte de réception pour y effectuer un tri et un archivage de ses e-mails, elle a réorganisé son agenda et introduit des concepts de gestion du temps dans sa routine quotidienne.

Ensuite, elle a commencé à appliquer des « quick wins » abordés pendant la formation, qui ont « totalement changé la gestion de mon temps au quotidien » :

Limitation des distractions : Une des premières techniques qu’elle a mise en place a été de limiter le temps consacré à la consultation des emails et des messages Teams. Ces outils, autrefois souvent ouverts en permanence, devenaient une source majeure de distractions. Désormais, Rachel consulte ces outils uniquement à des moments précis de la journée ;
Organisation des tâches : La formation a aussi introduit la distinction entre la « wishlist » et la « to do list », deux listes ayant des objectifs différents. La première liste regroupe les tâches à réaliser sans échéance précise, tandis que la seconde se concentre sur les tâches à accomplir dans un délai défini. Cette méthode a aidé Rachel à réduire la charge mentale et à mieux organiser ses journées ;
Communication et disponibilité : Rachel a communiqué les changements dans sa gestion du temps à ses collaborateurs, introduisant des plages horaires où elle est injoignable pour se concentrer pleinement sur certaines tâches. Cette nouvelle organisation a permis d'améliorer son efficacité tout en réduisant les interruptions inutiles : « J'ai également averti mes collaborateurs que j'avais suivi cette formation et que donc elle allait avoir des impacts sur la manière dont je gérais mon temps » ;
Réunions : Elle a appris à mieux gérer les réunions en respectant strictement les durées prévues, ce qui a contribué à une meilleure organisation et à une diminution des débordements : « J'avais tendance, avant la formation, à laisser déborder les réunions. Si le collaborateur avait encore énormément de choses à dire, j’avais tendance à ne pas le couper. C'est quelque chose, maintenant, que je ne fais plus du tout » ;
Moments de productivité : Rachel a également appris à identifier les plages horaires lors desquelles elle était la plus productive, et où il lui était plus aisé de se concentrer : « Ce sont des choses dont je n'avais même pas conscience avant de faire la formation et que, suite à la formation, (…) je prends en compte lorsque je dois planifier une tâche».

Le déroulé de la formation en gestion du temps

La formation a été structurée en deux journées :

La première était dédiée à l'apprentissage de concepts clés, notamment en matière d’amélioration de l’efficience, l’efficacité et l’énergie : « Ce que j'ai vraiment fort apprécié dans la formation, c'est que ce n'était pas que conceptuel. Donc oui, évidemment, il y avait une explication conceptuelle et théorique, mais immédiatement suivie d'éléments très concrets à mettre en place ou qui permettaient d'imager le concept». Les moments d'intervision de cette journée, où les participants ont pu échanger sur leurs bonnes et mauvaises pratiques, ont été particulièrement enrichissants. Cela a permis de comprendre différentes approches et de s’inspirer des expériences des autres ;
La seconde journée se consacrait davantage à la consolidation de ces acquis, avec beaucoup de « moments de partage».

Une formatrice qui incarne ce qu’elle enseigne sur la gestion du temps

Une des clés de la réussite de la formation « Organisez et planifiez votre temps de travail » réside dans la qualité de son animatrice, Alexandra Borg. Rachel souligne à quel point Alexandra incarne parfaitement le contenu de la formation : « On voit bien que ce sont tous des concepts qu'elle s'applique avant tout à elle-même et ça se ressent, ça se voit pendant la formation, ne serait-ce qu'au détour des exemples, on voit bien que ce sont des exemples de son propre vécu ou de son vécu en tant que consultante ».

Comme le précise Rachel, ce lien direct avec la réalité rend la formation particulièrement impactante. Les participants peuvent voir que les méthodes et les outils enseignés ne sont pas seulement des idées abstraites, mais des pratiques éprouvées et appliquées au quotidien par Alexandra elle-même. Cette approche authentique et personnelle donne une crédibilité supplémentaire à la formation et inspire les participants à intégrer ces concepts dans leur propre gestion du temps.

La continuité de l'amélioration en matière de gestion du temps

Rachel souligne l'importance de l’autodiscipline pour maintenir les bonnes pratiques de gestion du temps acquises lors de la formation. Elle consulte régulièrement ses notes et les supports de formation pour se rappeler des concepts essentiels. « Quand je remarque que je perds à nouveau pied, parce que le naturel revient quand même vite au galop, je n'hésite pas à aller relire les notes que j'ai prises ou le support qu'on nous a fourni après la formation pour voilà, me rappeler les concepts et pour repartir d’un bon pied ».

Elle envisage de poursuivre son apprentissage en suivant d'autres formations complémentaires, notamment sur les outils de gestion des emails et des tâches. Elle conseille aux futurs participants de la formation de venir avec l’intention de réellement changer quelque chose dans leur fonctionnement : « Ce n’est pas magique, ça ne se fait pas tout seul. Je pense qu'il faut avoir l'opportunité de le mettre en application après ».

En conclusion, la formation « Organisez et planifiez votre temps de travail » a eu un impact significatif sur la manière dont Rachel Grisendi gère son temps et organise son travail. En adoptant des techniques concrètes et en se dotant de nouveaux outils, elle a réussi à améliorer son efficacité, réduire son stress et créer une atmosphère de travail plus sereine.

Vous aussi, vous aimeriez disposer de nouvelles clés en matière d’organisation du temps de travail ?

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