5 conseils pour animer une réunion

Tout au long de votre carrière professionnelle, vous avez probablement déjà assisté à des réunions de travail lors desquelles vous vous éternisez inutilement sur certains sujets, où les participants arrivent sans être préparés, où l’ordre du jour n’a pas été clairement défini, et où les échanges partent dans tous les sens…

Résultat : la réunion se termine sans avoir pris des décisions concrètes, et tout le monde en sort frustré, en ayant l’impression d’avoir perdu son temps.

Bien que les réunions soient essentielles au travail en équipe, en assumer la gestion quotidienne représente une réelle organisation.

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Inclure les bonnes personnes dans la réunion

La première règle de l’animation d’une réunion consiste à n’y inviter que les personnes qui pourront apporter une réelle contribution à la discussion.

Trop souvent, des réunions sont organisées en y conviant tous les membres d’une équipe ou d’un département, sans se demander si leur présence est indispensable. Ce choix est probablement issu d’une volonté à maintenant tout le monde sur la même longueur d’onde, pour que chacun soit au courant des discussions en cours et des dernières décisions. Pourtant, cela risque d’être contre-productif s’il induit la monopolisation de certaines personnes, qui auront l’impression de perdre leur temps, et auraient pu réaliser des tâches importantes entretemps.

Assurez-vous d’inclure dans le meeting les acteurs-clés qui pourront prendre des décisions, sans quoi vous devrez faire approuver les décisions prises pendant la réunion à des personnes tierces qui ne seront même au courant des discussions qui y auront eu lieu…

Préparer une réunion pour mieux l'animer et y participer

Le deuxième conseil à suivre pour animer une réunion efficace est d’envoyer une invitation ainsi qu’un ordre du jour, 2 à 3 jours ouvrables à l’avance. Cela aidera autant l’organisation de la réunion que ses participants à contrer l’une des principales causes des réunions non-productives, à savoir le manque de préparation.

Ainsi, chacun sera au courant des points qui seront abordés pendant le meeting, et aura la possibilité de s’y préparer.

Cette invitation peut être directement envoyée dans le calendrier des participants, en contenant l’ordre du jour dans le détail de l’événement. Lorsqu’une personne invitée accepte l’invitation, l’organisateur en sera automatiquement notifié. De même, le participant verra dès lors apparaître l’invitation dans son agenda, empêchant qu’il ne l’oublie.

Voici quelques questions à vous poser pour préparer l’animation d’une réunion et les informations à mettre dans cette invitation :

Quel est l’objectif de la réunion ?
Quel en est le sujet ?
Quel message que vous souhaitez que les participants retiennent ?
Quels points vous semblent essentiels à y aborder, en lien avec le sujet de la réunion ?
Comment allez-vous structurer la réunion ?
Comptez-vous utiliser des supports ? Si oui, lesquels ?

Animer une réunion vous semblera plus aisé et moins stressant si vous en définissez le déroulé en préalable. N’hésitez pas à vous rendre dans la salle de réunion une quinzaine de minutes avant son commencement. De cette façon, vous pourrez préparer votre ordinateur et votre présentation, connecter votre écran et vous familiariser avec votre environnement.

Animer une réunion participative

Une fois que les participants sont arrivés et que le meeting est prêt à commencer, vous allez devoir réussir à capter leur attention pour qu’ils soient directement engagés dans la discussion et qu’ils comprennent l’utilité de la réunion. Dans le cas contraire, leur attention risque de se perdre dans leurs courriels, sur leur téléphone, ou dans d’autres tâches qu’ils réaliseront sur leur ordinateur pendant que vous vous exprimez…

Ainsi, l’efficacité de l’animation d’une réunion part également de la capacité de l’animateur à ouvrir la réunion d’une façon stratégique et à adopter une posture fédératrice.

Rappelez aux participants le sujet et l’objectif de la réunion. Même s’ils en seront déjà au courant grâce à l’invitation qu’ils auront reçue de votre part, cela permettra de faire la césure avec ce qu’ils étaient occupés à faire, et de les ramener à l’objet de la réunion.
En vous basant sur l’ordre du jour que vous avez préparé, rappelez-leur le timing de la réunion. Par exemple, vous pouvez spécifier que des séances « Questions / Réponses » seront prévues à la fin de chaque point. Si des participants doivent intervenir pour présenter des chiffres, des résultats ou d’autres informations, définissez un ordre et un temps de parole.

Parmi les outils pour animer, il y a le compte-rendu de la réunion

Lors d’une réunion efficace, vous clarifiez certains points, vous prenez des décisions et assignez des tâches à certains participants, à réaliser dans des délais définis. Sans trace écrite de ces décisions, il y a un risque important que personne ne s’en souvienne, et qu’un suivi ne puisse donc pas être effectué.

Pour cette raison, le quatrième conseil à suivre pour l’animation d’une réunion efficace est d’en garder une trace écrite.

Un participant doit être chargé de la prise de notes pendant la réunion, et de l’envoi d’un compte-rendu qui en résume le déroulé par la suite. De cette façon, ce compte-rendu pourra être relu avant le début de la réunion suivante, et les discussions pourront être reprises là où elles auront été laissées.

Résumer les décisions prises et les actions à mener

L’objectif de toute réunion est de prendre des décisions qui mèneront ensuite à des actions concrètes, qui elles-mêmes feront progresser l’organisation.

Avant de terminer votre meeting :

Assurez-vous de résumer les actions qui devront être prises ;
Définissez un responsable pour chacune de ces actions ;
De la même façon, définissez une date d’échéance.

Ces actions devront être consignées dans le compte-rendu de la réunion qui sera envoyé par le participant chargé de la prise de notes. Afin de ne pas oublier ce cinquième conseil, vous pouvez même inclure dans l’ordre du jour un point « Résumer les actions à prendre ».

Pour conclure, animer une réunion est un art qui nécessite de la préparation et de l’expérience. Appliquer ces 5 conseils peut être le point de départ pour réussir à dynamiser vos meetings et à en augmenter la productivité, pour que chacun en sorte satisfait et au courant des prochaines actions à prendre.

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