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Organisation du temps de travail

Astuces & actions pour optimiser l’organisation du temps de travail

8/08/22 10:30

Le saviez-vous ?

Près de 50% des employés rencontrent des difficultés au niveau de l’organisation du temps de travail. Ces difficultés proviennent notamment du fait qu’ils essaient de se concentrer sur une tâche en particulier, mais sont sans cesse interrompus par des notifications, des courriels, des urgences, etc.

Vous vous retrouvez dans cette description, et vous aimeriez optimiser vos compétences en matière de gestion du temps ? Découvrez ci-dessous des astuces à suivre et des actions à mettre en place pour vaincre votre mauvaise gestion du temps.

  • Désactivez vos notifications

En moyenne, l’attention d’un salarié oscille entre dix applications jusqu’à 25 fois par jour. Il est donc normal que vous rencontriez des difficultés à être productif(ve) si vous êtes constamment assailli(e) de messages de vos collègues et de vos clients. Dès lors, lorsque vous souhaitez vous concentrer sur une activité, désactivez vos notifications ou activez la fonctionnalité « Ne pas déranger ».

Vos collègues seront ainsi notifiés du fait que vous n’êtes actuellement pas disponible, et vous aurez plus de facilité à vous concentrer sur votre tâche.

  • Ordonnez votre espace de travail

Comment organiser vos pensées si votre environnement direct est complètement désorganisé ? Une astuce en matière d’organisation du temps de travail consiste simplement à prendre quelques minutes pour ranger votre bureau. Faites un tri dans vos documents, rangez vos dossiers, enroulez les câbles inutiles qui traînent…

  • Regroupez les tâches similaires

Chaque fois que vous devez passer d’une tâche à une autre, votre cerveau doit effectuer une transition et rechercher des informations liées à cette nouvelle tâche et à son contexte. Pendant ce laps de temps, vous perdez de la productivité et vous vous fatiguez. Pour cette raison, veillez à regrouper les tâches qui se ressemblent dans un même bloc ce temps, afin de pouvoir les réaliser les unes à la suite des autres.

  • Occupez-vous des petites tâches entre deux blocs de temps de concentration intensive

Dans une journée, vous avez probablement de nombreuses petites tâches de cinq à dix minutes à réaliser : il peut s’agir d’un courriel à envoyer à un client, d’un appel à passer à un fournisseur, d’une publication sur les réseaux sociaux à corriger, etc. Votre organisation du temps de travail peut aussi se voir optimisée lorsque vous gardez ces tâches visibles, et que vous les réservez aux quelques minutes disponibles entre deux réunions successives, avant votre repas, etc.

  • N’oubliez pas les pauses

Lorsque vous vous sentez submergé(e) par votre charge de travail, vous avez tendance à travailler d’autant plus et à oublier de faire des pauses. Or, votre cerveau a besoin de se reposer pour vous éviter de faire un épuisement.

S’il vous est difficile d’inclure des périodes de pause dans votre organisation du temps de travail, programmez-les directement dans votre agenda virtuel. De cette façon, vous recevrez automatiquement une alerte lorsqu’arrivera le moment de vous changer les idées.

  • Associez tâches et objectifs

Une mauvaise gestion du temps peut être caractérisée par le fait de terminer toutes ses tâches, sans identifier celles qui sont réellement importantes et qui devraient être priorisées. Or, 74% des employés n’ont pas de vision claire quant à l’influence de leur travail sur les objectifs de l’entreprise.

Veillez à rester au courant des objectifs de votre équipe et/ou de votre entreprise. Le mieux est d’utiliser un outil qui vous permette de suivre leur évolution et de coordonner les tâches de chacun, d’associer vos propres tâches aux projets de l’organisation.

  • Hiérarchisez vos tâches

Dans la lignée de l’astuce précédente, vous devez être capable de distinguer les tâches urgentes et importantes, les tâches non-urgentes mais importantes, les tâches urgentes mais pas importantes, et les tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes.

Une meilleure visibilité sur les tâches que vous devez réaliser et prioriser vous aidera à organiser votre temps de travail de façon à être en mesure de répondre à des évolutions de priorité ou d’échéance, et vous donnera la certitude que vous réalisez les bonnes tâches au quotidien.

  • Préparez-vous pour le lendemain

Avez-vous déjà eu l’impression de perdre du temps avant même d’avoir commencé à réaliser vos tâches de la journée ?

Il s’agit d’une problématique commune en matière de gestion du temps : vous débutez votre journée en cherchant ce que vous allez devoir faire dans la journée. Plutôt que d’opérer de cette façon, servez-vous des dernières minutes de votre journée pour préparer le lendemain.

Vous recevez des e-mails en fin d’après-midi ? Intégrez cette tâche à votre liste du lendemain, et vous pourrez ainsi terminer votre journée sur une bonne note.

  • Apprenez à dire « non » et à déléguer

Il peut être difficile d’arriver à dire « non » à un collègue qui vient vous trouver pour vous demander de réaliser telle ou telle tâche. Or, si vous avez suivi les astuces précédentes et que vous avez priorisé vos tâches et les avez associées aux objectifs de l’équipe, vous aurez toutes les armes en mains pour expliquer à ce collègue en quoi la tâche qu’il vous demande ne répond pas aux priorités actuelles.

Si cette tâche vous semble toutefois nécessaire mais ne représente pas une priorité pour vous ou n’entre pas dans le cadre de votre expertise, vous pouvez envisager de la déléguer.

Vous souhaitez en savoir plus sur les actions à mettre en place pour optimiser votre organisation du temps de travail

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Source : https://asana.com/fr/resources/time-management-tips

Jean-Louis Pire

Écoutez le témoignage de notre Expert en Leadership & Management avancé

Jean-Louis Pire, Senior Consultant chez HEC Liège Executive Education, est actif depuis plus de 30 ans dans le domaine de la transformation organisationnelle. Découvrez les raisons qui l’ont poussé à cocréer le Certificat de Spécialisation en Leadership & Management avancé.

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