Quelles sont les étapes à suivre pour établir un projet de changement ?

Le saviez-vous ?

Selon le cabinet de consultance McKinsey & Company, seulement 30% des processus de changement ayant lieu au sein d’entreprises se soldent par une réussite. Cette minorité s’explique par le fait que la plupart des collaborateurs qui auraient un rôle à jouer dans la gestion du changement, y sont réfractaires.

Divers changements vont s’opérer au sein de votre organisation ?

Pour assurer le succès de ces changements, la mise en place d’un processus de Change Management est indispensable.

Voici 10 étapes proposées par le Change Management afin d’accompagner une transformation réussie.

1. La constitution d’une équipe & la définition d’un objectif

La première étape consiste à former une équipe responsable de la conduite du changement. Outre leurs compétences, ces personnes doivent être choisies en fonction de leur complémentarités et de leurs qualités humaines. Alors que certaines de ces personnes travailleront davantage sur l’aspect technique du projet de changement, d’autres s’occuperont de la communication autour de ce projet, de la formation et de l’accompagnement des employés. Toutes ces personnes doivent être guidées par une personne qui dispose de capacités de leadership telles que l’écoute active et la flexibilité, et qui puisse ainsi fédérer son équipe derrière un objectif commun.

Cette équipe doit ensuite définir ce qu’elle considère comme succès. Plus vous définissez précisément l’objectif que vous souhaitez atteindre, plus vous aurez facile d’évaluer si vous vous approchez de cet objectif en cours de processus. Ce dernier doit être aligné aussi bien avec les objectifs commerciaux de votre entreprise qu’avec sa mission générale.

2. La détermination du niveau de maturité de votre entreprise

Les changements que vous suggérez vont-ils être progressifs, ou vont-ils provoquer une transformation radicale par rapport aux procédures mises en place actuellement ?
D’autres changements sont-ils déjà en cours d’implémentation au sein de l’entreprise ?
La société a-t-elle une culture basée sur l’innovation ? A-t-elle déjà mis en oeuvre des processus de changements par le passé ?

Au travers de ces questions, intéressez-vous à l’histoire de votre entreprise. Identifiez les groupes de personnes qui seraient le plus impactées par les changements que vous souhaitez mettre en place, et générez des rapports sur ces personnes afin de comprendre la façon dont ils fonctionnent. Ces rapports, et les informations récoltées via l’historique de l’entreprise, vous seront utiles pour prédire de futures résistances aux changements et les façons dont les gérer.

3. La discussion avec le management

Les décisionnaires au sein de l’entreprise doivent s’accorder sur la nécessité du changement afin que celui-ci puisse être une réussite.

Les deux premières étapes vous faciliteront grandement celle-ci ; si vous avez un objectif clair et défini en lien avec la culture de l’entreprise, et que vous êtes préparé quant aux obstacles que vous pourrez rencontrer, votre direction sera plus aisément convaincue. Cette étape inclut aussi la modification de votre proposition initiale afin qu’elle soit parfaitement alignée avec les retours du management.

4. La création d’un plan de communication

Comme mentionné plus haut, certaines personnes au sein de l’équipe de conduite du changement seront chargées de la communication autour du projet.

La communication est un élément indispensable pour assurer la réussite du changement ; si les responsables communiquent des informations pertinentes quant au changement aux bonnes étapes du processus, les employés connaîtront leurs priorités et la façon d’adapter leur travail pour s’y concentrer. De plus, ils auront l’impression que l’entreprise reste transparente avec eux sur les changements en cours, et cela les aidera à les accepter plus facilement. Pour cette raison, il est important de définir les moments auxquels des actions de communication devront être diffusées.

5. La mise en place de jalons

La route jusqu’à l’atteinte de l’objectif final peut paraître longue. C’est pourquoi il est conseillé de fixer des objectifs intermédiaires, appelés jalons. Ces jalons servent plusieurs buts :

Ils permettent aux employés comme à la direction d’avoir une idée du progrès effectué ;
Ils favorisent la motivation des équipes grâce à la reconnaissance du travail accompli et à la célébration de réussites fréquentes ;
Ils responsabilisent également ces mêmes équipes en leur montrant que leur aide est nécessaire pour atteindre ces différents jalons.

6. L'identification d'indicateurs de performance clés (KPI)

En plus des jalons qui offrent des données générales, il vous faudra définir des indicateurs de performance clés, soit des éléments qui vous permettront de mesurer plus en détails votre performance. Ces KPI ne devront pas spécialement être partagés avec l’ensemble de l’entreprise, mais surtout avec les membres de l’équipe de conduite du changement afin que celle-ci puisse en suivre les progrès et les variations de son rythme d’avancement.

7. L’identification des obstacles

La deuxième étape, qui constituait à définir le niveau de maturité de votre entreprise, vous préparait à rencontrer des obstacles dans la mise en place du changement. Outre ces obstacles prévisibles, il est possible que vous rencontriez quelques soucis imprévus : ils doivent être traités en priorité. Ecoutez les retours des employés et de vos collaborateurs afin de prendre les décisions adaptées à votre entreprise.

8. L’analyse régulière de l’implémentation au sein de l’organisation

Les KPI définis plus haut devront être suivis au fur et à mesure de l’avancement du projet, et vous servir à prendre des actions correctives.

9. Les actions correctives

Rappelez-vous que le but final du changement est de permettre à votre entreprise de rester compétitive sur un marché en perpétuelle évolution. Si vous identifiez des aspects du plan initial qui ne rencontrent pas ces attentes, n’hésitez pas à l’adapter afin qu’il s’aligne mieux avec la réalité.

10. La révision après implémentation

Pour que l’objectif final soit atteint, votre changement se doit d’être implémenté sur le long terme. Pour que ça soit le cas, il faudra réaliser une étude complète du processus, qui vous permettra de distinguer les éléments facilement mis en place de ceux avec lesquels vous avez rencontré des difficultés.

De cette étude, vous pourrez dégager une liste de bonnes pratiques à suivre pour maximiser vos chances de réussite pour votre prochain projet.

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