Comment utiliser vos tableaux de bord de façon plus efficace ?

Entre données internes remontées des ERP et des CRM d’une entreprise, et données externes trouvées sur internet, les dirigeants de société sont constamment confrontés à des sources multiples et à de larges quantités d’informations.

Les tableaux de bord trouvent ainsi leur utilité. Un tableau de bord est un outil de gestion qui présente les activités et les résultats d’une entreprise sous la forme d’indicateurs de performance. Il vise à anticiper les évolutions de l’entreprise, et à inciter le management à prendre les décisions nécessaires.

Quels sont les types de tableaux de bord qui existent ?

Les tableaux de bord se divisent en 3 catégories :

Les tableaux de bord stratégiques : Aussi appelés “Balanced Scorecard”, ils mettent en avant les paramètres que l’entreprise doit maîtriser afin d’atteindre ses objectifs à long terme.
Les tableaux de bord budgétaires : Ils œuvrent sur le moyen terme, en comparant les prévisions budgétaires et les chiffres réels de l’entreprise. Son objectif est d’ainsi permettre au management de comprendre les différences entre prévisions et réalité et de prendre les actions correctives qui s’imposent.
Les tableaux de bord opérationnels : Ils s’apparentent à un outil de pilotage à court terme, en permettant le suivi des plans d’actions mis en place par l’entreprise pour atteindre ses objectifs.

Quels sont les objectifs d’un tableau de bord ?

Les objectifs d’un tableau de bord sont nombreux :

Servir à la communication en interne, et à la motivation des équipes ;
Permettre aux décideurs d’identifier les écarts entre les objectifs à atteindre et les résultats obtenus, pour qu’ils puissent mettre en place des actions correctives ;
Encourager l’apprentissage des équipes grâce à la mise en place de ces actions correctives, destinées à améliorer la performance de l’entreprise ;
Permettre au management de se projeter, et de réaliser des prévisions sur les activités de l’entreprise.

En d’autres termes, le tableau de bord doit permettre aux décideurs d’être réactifs quant aux décisions à prendre au niveau de l’entreprise.

Quelques bonnes pratiques à suivre lors de la création d’un tableau de bord

Combiner des indicateurs (KPI) financiers et non financiers :

Les indicateurs financiers sont quantitatifs et font référence au chiffre d’affaires de l’entreprise, à son niveau d’endettement, à sa marge de profitabilité, etc. Les indicateurs non financiers sont d’ordre qualitatif, et se rapportent notamment au taux de satisfaction des clients et des collaborateurs, au niveau de bien-être des employés, à leur niveau de compétences, etc.

Les KPI choisis devront être “SMART”, c’est-à-dire “simples”, “mesurables”, “atteignables”, “responsables”, et “fixés dans un délai défini”.

Limiter le nombre d’indicateurs choisis :

Un bon tableau de bord n’a pas plus d’une dizaine d’indicateurs, et représente en quelque sorte une synthèse chiffrée des priorités de l’entreprise. Ces indicateurs doivent permettre aux destinataires du tableau de bord de visualiser les actions à mettre en oeuvre.

Créer un document qui définit de façon indiscutable les indicateurs choisis :

Chaque indicateur devra être défini dans un document qui englobera la définition de tous les indicateurs. Cela évitera de détourner les réunions vers des débats inefficaces à ce sujet.

Privilégier la qualité des données à la quantité :

Le tableau de bord se veut synthétique et sélectif. Le “right data” devra être privilégié au “big data” ; pour être efficace, le tableau de bord n’ira pas piocher ses informations dans de multiples sources disparates, comme les sites des concurrents, diverses études de marché ou les plaintes de vos clients sur les réseaux sociaux.

Quelles sont les étapes à suivre pour créer un tableau de bord ?

Il existe plusieurs procédures à suivre pour établir un tableau de bord. L’une d’entre elles compte les étapes suivantes :

Définir les objectifs à atteindre par l’entreprise ;
Lister les points clés qu’il faudra suivre pour être en mesure d’atteindre ces objectifs ;
Déterminer les indicateurs qui permettront de mesurer ces points clés ;
Déterminer les personnes qui seront en charge de renseigner telle ou telle donnée, de les valider, et celles auxquelles le tableau de bord sera destiné ;
Créer un projet initial de tableau de bord ;
Tester ce projet ;
Tirer des conclusions des tests effectués et réaliser des modifications éventuelles du tableau de bord ;
Valider la version finale du tableau de bord, et la mettre en place.

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