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Formations hybrides et réunions : leçons de la crise et recommandations

29/10/20 9:52

Les formations hybrides et les réunions hybrides : des observations menées par l’équipe de HEC Liège Executive Education et une étude par Willem Standaert (HEC Liège, ULiège & Université de Gand) et Sophie Thunus (Institut de recherche santé et société, UCLouvain)

Réunions virtuelles : les leçons de la crise

Le travail à domicile a été un passage obligé pour de nombreuses entreprises. Cela a impliqué, entre autres, l’organisation de réunions virtuelles. Les avantages en sont maintenant connus: des réunions plus efficaces qui vont droit au but, évitant les longueurs et digressions; une certaine flexibilité dans la planification et la possibilité d’inviter d’autres personnes plus facilement; ainsi que l'utilisation de fonctionnalités telles que le partage d'écran.  Cette même flexibilité dans l’espace et la diminution de déplacements consommateurs de temps, d’énergie et producteur de CO2 a été fort appréciée des participants aux formations proposées en ligne.

Pourtant, l'enthousiasme initial s'est vite estompé…
Fatigue, démotivation, perte de repères se sont vite installés. Difficulté aussi de maintenir des discussions informelles qui ont pourtant leur importance dans le vie d’une entreprise et de son activité pour le partage d’expériences et des idées. Souvenons-nous des salles mises en place par Google pour permettre à son personnel de partager d’autres moments que ceux voués à la réalisation des objectifs spécifiques de chacun et qui ont eu comme conséquences de soutenir l’innovation permanente de l’organisation ainsi que de ses produits et services. De la même façon, les échanges informels entre participants autour d’un café ou d’un sandwich sont souvent cités comme des valeurs ajoutées aux formations.

Le retour en présentiel, version « protégée » : déception en termes de communication et formation

Divers facteurs ont été mis à jour lors du retour au bureau : les masques faciaux nuisent à la communication car ils cachent une grande partie de la communication non verbale. Les interactions spontanées sont également moins évidentes à visage caché. Puis, déjeuner seul à son bureau ne facilite pas non plus les interactions informelles. Certains de nos formateurs de HEC préfèrent d’ailleurs donner des cours en ligne plutôt que face à des groupes masqués.

La convivialité, l’humour, … Tout ce qui, à nouveau ne semble pas lié directement à la production mais qui joue une rôle primordial dans le bien-être étant bloqué par les masques.

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Les situations de communication deviennent hybrides

Les employés qui reviennent au bureau le font souvent de façon partielle et en alternance avec d’autres. Conséquence : les réunions deviennent aussi hybrides provoquant des différences entre ceux qui peuvent utiliser le langage corporel, des tableaux de conférence et autres, et ceux qui sont à distance qui participent mais en voyant les présentations sur de petits écrans et sans nécessairement voir en simultané les réactions des participants sur place.

Sans parler de l’avant et après réunion (informations, coalitions, discussions, décisions, …) qui ont souvent lieu surplace et moins facilement à distance.

Certaines des formations HEC Executive sont également maintenant proposées en mode hybride.

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Les formateurs nous expliquent leurs difficultés : malgré les grands écrans en fond de classe où les participants sont pourtant en grandeur nature, ils ont du mal à s’adresser de façon équivalente à ceux qui sont sur place et ceux qui sont à distance. Certains participants profitent également de la distance pour se désimpliquer de la formation en cours et disparaissent en cours de journée.

Que nous apprennent les recherches par rapport à cette hybridation de la communication et de la formation ?

Les recherches montrent que si l'accès aux fonctionnalités est trop différent (par exemple, combinaison de réunion physique et connectée au niveau du son pour les personnes distantes), le résultat est pire que pour des réunions purement virtuelles. Peut-être convient-il alors d'éviter la forme hybride et de trouver un rythme et différents modes de rencontre / de formation. Par exemple, une réunion physique une fois par mois et virtuelle entre les deux.

Il est fondamental de se mettre d’accord préalablement sur l’organisation de ce moment et sur ses objectifs.

Pour les formations, il faut également s’assurer que tous les participants auront accès à une caméra, à un ordinateur avec bonne résolution, à un endroit calme, à un micro ou casque…

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En synthèse

1. Gagner en efficacité et donc en temps

  • Essai préalable de connexion, visuelle, audio, pour les personnes à distance.
  • Matériel / support envoyés à l’avance à tous (texte, images, objectifs, ordre du jour, …).
  • Animateur / formateur formé pour gérer les interactions et garder le cap.

2. Matériel adéquat

  • Matériel d'enregistrement supplémentaire, écrans supplémentaires dans la salle de réunion / formation.
  • Les participants distants doivent clairement entendre et voir les participants dans la salle de réunion physique. (matériel requis, essai préalable, micro et caméras performants dans la salle et organisation physique des participants en présentiel, logiciel permettant le partage d’écrans…).
  • Les participants de la salle de réunion physique doivent également pouvoir entendre et voir à distance les participants, ainsi que ce qu'ils souhaitent partager. (Aménagement de la salle ou choix d’un logiciel pour que les participants voient les personnes à distance, partage d’écrans simplifiés, …).

3. Une pédagogie réfléchie pour l’hybridation

  • Sollicitations multiples de tous par le Président / Formateur.
  • Le président / le formateur doit pouvoir créer de l’interaction entre les participants, où qu’ils se trouvent. Cela implique donc d’avoir préparé ces moments d’interaction, et d’avoir choisi un matériel qui les supportent. (moments d’ice breaking, moments de pause, moment de partages, moments de synthèse, moments de transmission d‘information, exercices, exposés de données, moments de prise de parole et d’échanges, …)

Certaines de nos formations se déroulent maintenant sous ce format hybride et nous continuons d’apprendre tous les jours. C’est un réel défi de parvenir à recréer des situations pédagogiques efficaces, des moments de partage aussi.

N’hésitez pas à nous envoyer aussi vos observations par rapport à vos expériences ou à nous demander plus de détails sur les nôtres.

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