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NWOW & Paperless

Les 6 avantages d’une démarche paperless

Fanny Delacauw
15/12/22 14:30

Si vous êtes responsable de département, dirigeant(e) ou consultant(e) au sein d’une organisation, l’une des tâches vous étant attribuée consiste probablement à réduire les coûts, économiser les ressources, et rationaliser les opérations. L’une des façons de procéder pour atteindre ces objectifs est de vérifier que votre entreprise profite des opportunités offertes par la transformation digitale. Parmi ces opportunités se trouve le paperless, autrement dit la dématérialisation.

Le paperless fait référence à la transition du papier physique vers le stockage, le traitement et le partage numériques des informations.

Bien qu’un tel changement puisse sembler difficile à mettre en œuvre, il est source de nombreux avantages professionnels, que nous allons découvrir ci-dessous.

  • Protection de l’environnement

Le réchauffement climatique et la pollution font partie des raisons de la détérioration constante de l’environnement. Diverses études montrent que plus de 40% de la récolte mondiale de bois industriel sert à la fabrication du papier, qui représente d’ailleurs 26% des décharges. Dans la même lignée, 95 millions d’arbres sont en moyenne consommés sur une année pour la fabrication de journaux, et 20 millions servent à l’impression de livres.

En réduisant la déforestation et la quantité de déchets produite, l’adoption d’une démarche paperless correspond donc à une façon de participer à la protection de l’environnement.

  • Gestion sécurisée des documents

Un autre avantage du paperless est lié à la sécurité et à la confidentialité des données.

En effet, les documents papier sont généralement plus facilement accessibles à des tiers, et sont également plus exposés à d’éventuels accidents. Or, votre entreprise est responsable de la gestion des données sensibles de ses prospects et clients.

À l’inverse, l’accès aux documents numériques peut être restreint aux personnes autorisées. Ainsi, les données classifiées sont protégées. De la même façon, des sauvegardes de ces données peuvent être réalisées ; en cas de vol ou de perte, vous bénéficiez d’une solution qui vous permet de récupérer les informations.

  • Amélioration de la flexibilité et de la communication interne/externe

À la période actuelle, il est d’autant plus important que vos équipes puissent travailler à distance. Or, en étant basés à différents endroits, vos salariés doivent être en mesure d’accéder facilement aux informations dont ils ont besoin, de partager des informations avec leurs collègues, etc.

Le paperless et l’utilisation d’une plateforme numérique facilitent l’organisation du travail. Les documents stockés en ligne peuvent être recherchés et trouvés plus facilement, et peuvent aussi être consultés à distance, par plusieurs personnes en même temps. Celles-ci ont donc accès aux informations de manière instantanée. La collaboration et le travail d'équipe en ressortent améliorés.

En assistant le travail à distance, la démarche paperless augmente la flexibilité des travailleurs.

Les organisations qui utilisent des systèmes de gestion basés sur le cloud, des portails mobiles et de service client vont même jusqu’à offrir une expérience supérieure à leurs clients, leur permettant à eux aussi d’accéder facilement à leurs données, aux tarifs, à la politique de facturation, aux informations sur les réclamations, etc.

  • Efficacité opérationnelle

Comme susmentionné, le paperless facilite la recherche des documents et l’organisation du travail. Par exemple, si un document est numérisé, ça signifie qu’il est envoyé sur le serveur ou sur le cloud de façon automatique. Il est donc accessible à tout moment, par toutes les personnes qui y ont accès.

D’une part, ce processus supprime des tâches chronophages comme le tri de documents, et simplifie de ce fait les flux de travail, vous permettant d’accéder directement à ce que vous recherchez.

D’autre part, les documents numériques possèdent l’avantage de capturer plus facilement les données à partir de documents physiques. Ces données sont ainsi beaucoup plus simples à agréger et à analyser.

  • Augmentation de la productivité

Savez-vous que de nombreuses études démontrent qu’environ 60% des employés de bureau consacrent une heure de leur journée à la recherche de documents ? À cette heure, il faut également ajouter le temps d’impression et de classement de ces mêmes documents. Il en résulte non seulement une perte d’argent pour l’organisation, mais également une perte de productivité pour les salariés.

En supprimant ces tâches chronophages, les employés gagnent en satisfaction, et disposent de plus de temps pour se concentrer sur leur charge de travail. Autrement dit, leur productivité augmente.

  • Économies de coûts

Aux États-Unis, 8 milliards de dollars sont dépensés par an pour la gestion du papier dans les entreprises. En moyenne, le coût nécessaire pour retrouver un document égaré est de 120$, tandis que celui pour reproduire un document perdu est de 220$. Un employé utilise environ 10000 feuilles de papier sur une année.

Pour cette raison, le paperless peut être la source de nombreuses économies au sein d’une organisation.

Les coûts qui peuvent être diminués incluent donc le papier et l'impression, ainsi que tous les coûts liés aux fournitures de bureau comme les cartouches d'encre, les imprimantes et les photocopieurs. Les éléments nécessaires au classement des documents papier n’ont plus non plus de raison d’être, à savoir les classeurs mais aussi les personnes chargées de les entretenir et d’envoyer le courrier.

En parlant des frais de personnel, ceux-ci bénéficient aussi des avantages du paperless. Comme mentionné ci-dessus, le temps nécessaire à l’accomplissement des tâches chronophages diminuera grâce à l’automatisation. Si la charge de travail des salariés augmente, une partie de cette charge supplémentaire pourra être minimisée avec l’automatisation, ce qui implique que vous ne devrez pas nécessairement engager de nouvelles personnes.

Les coûts liés aux heures supplémentaires pourront eux aussi être minimisés. Le paperless réduisant les erreurs et évitant les goulots d'étranglement dans les processus, la productivité des employés en est améliorée. Ça signifie aussi qu’en ayant plus de temps pour se concentrer sur les tâches essentielles, ils auront moins besoin de réaliser des heures supplémentaires.

En conclusion, l’adoption d’une démarche paperless peut être la source de nombreux avantages pour votre entreprise et ses salariés. La transition vers les bureaux sans papier augmente d’ailleurs chaque année, au fur et à mesure de l’émergence de nouvelles technologies digitales.

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Sources : https://datascope.io/en/blog/7-reasons-to-go-paperless-now/ - https://www1.appliedsystems.com/en-ca/resources/ebooks-guides-infographics/purge-the-paper-6-benefits-of-going-paperless-now/ - https://www.itproportal.com/features/why-businesses-need-to-go-paperless-now/

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